Una empresa puede vender, tener clientes e incluso presentar beneficios y, aun así, encontrarse con dificultades para afrontar sus pagos.
¿Cómo es posible?
Porque facturación, beneficio y tesorería no son lo mismo.
Puedes haber realizado una venta, pero todavía no haberla cobrado. Puedes tener un negocio rentable, pero acumular demasiados pagos en un mismo periodo. O puedes estar creciendo rápidamente y descubrir que ese crecimiento necesita más financiación de la que habías previsto.
La tesorería es, en definitiva, lo que permite que la actividad continúe funcionando con normalidad.
Por eso, mejorar la tesorería de una empresa no consiste únicamente en tener más dinero en el banco, sino en conocer, prever y gestionar correctamente los cobros y pagos del negocio.
En este artículo analizamos algunas técnicas prácticas para mejorar la tesorería de una PYME y, sobre todo, los errores que pueden provocar problemas de liquidez incluso en empresas que aparentemente funcionan bien.
¿Qué es la tesorería de una empresa?
La tesorería refleja el dinero disponible y los movimientos de cobros y pagos que se producen en una empresa.
Dicho de una forma sencilla: permite saber qué dinero entra, qué dinero sale y cuándo sucede cada cosa.
Ese último punto es especialmente importante.
Una empresa puede facturar 100.000 euros y no disponer todavía de ese dinero. De la misma manera, puede tener obligaciones de pago que debe afrontar antes de haber cobrado determinadas facturas.
Por eso, una buena gestión de tesorería debe mirar más allá del saldo bancario actual.
Debe permitir anticipar lo que ocurrirá durante las próximas semanas y meses.
Beneficio y liquidez: una diferencia que toda PYME debe entender
Uno de los errores más peligrosos en la gestión empresarial es confundir tener beneficios con tener liquidez.
Imaginemos una empresa que realiza un trabajo rentable y emite una factura importante.
Contablemente existe un ingreso. Pero si el cliente paga dentro de 60 días y durante ese periodo la empresa tiene que abonar salarios, proveedores, impuestos y otros gastos, puede aparecer una tensión de tesorería.
El negocio puede ser rentable y, al mismo tiempo, tener dificultades para pagar.
Por eso, cuando se analiza la salud financiera de una empresa no basta con preguntarse:
¿Estamos ganando dinero?
También hay que preguntarse:
¿Tendremos disponible el dinero que necesitamos cuando tengamos que utilizarlo?
Cómo mejorar la tesorería de una empresa
No existe una única medida capaz de solucionar todos los problemas de liquidez. Una buena gestión requiere actuar sobre diferentes áreas del negocio.
1. Crear una previsión de tesorería
Esperar a consultar el banco para saber cómo está la empresa es gestionar mirando hacia atrás.
Una previsión de tesorería permite estimar los cobros y pagos que se producirán durante un determinado periodo.
Debería contemplar, entre otros:
- cobros previstos de clientes,
- pagos a proveedores,
- nóminas y Seguridad Social,
- impuestos,
- alquileres,
- préstamos,
- inversiones,
- y otros gastos recurrentes.
Esto permite detectar con antelación posibles momentos de tensión.
Y esa anticipación cambia completamente la capacidad de decisión.
Si sabes hoy que dentro de dos meses puede existir un problema de liquidez, tienes margen para actuar. Si lo descubres cuando llega el vencimiento, las opciones son mucho más limitadas.
2. Revisar los plazos de cobro
Vender es importante. Cobrar también.
Una empresa puede tener una actividad comercial excelente y sufrir problemas financieros porque tarda demasiado en convertir sus ventas en dinero disponible.
Conviene analizar:
- cuánto tardan realmente los clientes en pagar,
- qué porcentaje de facturas se retrasa,
- qué clientes concentran los mayores saldos pendientes,
- y si las condiciones de cobro son coherentes con las necesidades financieras de la empresa.
Reducir el periodo medio de cobro puede tener un impacto directo sobre la tesorería sin necesidad de aumentar las ventas.
3. Organizar el seguimiento de facturas pendientes
La gestión de cobros no debería comenzar cuando una factura lleva meses vencida.
Es recomendable disponer de un procedimiento claro para controlar:
- facturas emitidas,
- fechas de vencimiento,
- pagos pendientes,
- retrasos,
- y actuaciones de seguimiento.
Cuanto más se demora una empresa en actuar ante los impagos, mayor puede ser el problema.
4. Revisar los plazos de pago a proveedores
Los plazos de cobro y pago deben analizarse conjuntamente.
Si una empresa paga a sus proveedores mucho antes de cobrar a sus clientes, tendrá que financiar ese desfase.
Negociar determinadas condiciones de pago puede ayudar a conseguir un mayor equilibrio entre entradas y salidas de dinero.
Eso sí, gestionar mejor la tesorería no consiste simplemente en retrasar pagos.
El objetivo es establecer condiciones sostenibles para la empresa sin deteriorar las relaciones con proveedores estratégicos.
5. Controlar el stock y las compras
El exceso de inventario también consume tesorería.
Cada producto almacenado representa dinero que la empresa ya ha desembolsado y que todavía no ha recuperado mediante una venta.
Por eso resulta importante revisar:
- niveles de stock,
- rotación,
- productos con poca salida,
- cantidades de compra,
- sistemas de reaprovisionamiento,
- y condiciones negociadas con proveedores.
Una política de compras adecuada puede liberar recursos que estaban innecesariamente inmovilizados.
En ATC, precisamente, el análisis financiero se complementa con áreas como compras y logística, porque las decisiones de una parte de la empresa terminan afectando a las demás.
6. Analizar los gastos, pero con criterio
Cuando aparecen problemas de liquidez, la reacción habitual es:
“Hay que reducir gastos.”
Puede ser necesario, pero recortar sin analizar puede terminar perjudicando al negocio.
Conviene diferenciar entre:
- gastos necesarios para mantener la actividad,
- gastos que generan retorno,
- costes que pueden optimizarse,
- y gastos que realmente no aportan valor.
No se trata de gastar menos por sistema, sino de utilizar mejor los recursos de la empresa.
7. Planificar las inversiones
Comprar maquinaria, contratar personal, abrir nuevas instalaciones o acometer una expansión puede tener sentido estratégico y, aun así, generar problemas de tesorería si no se planifica correctamente.
Antes de realizar una inversión hay que analizar no solo su rentabilidad esperada, sino también:
- cuánto dinero requiere,
- cuándo será necesario desembolsarlo,
- cuándo empezará a generar retorno,
- y cómo se financiará hasta entonces.
Una inversión rentable a largo plazo puede provocar una tensión financiera a corto plazo si la empresa no está preparada.
8. Anticipar las necesidades de financiación
Buscar financiación cuando la empresa ya no puede atender sus pagos reduce considerablemente su capacidad de maniobra.
Una buena previsión permite identificar con tiempo si será necesario recurrir a financiación externa y estudiar las alternativas disponibles.
ATC trabaja dentro de su área financiera tanto el control de tesorería como los planes de viabilidad y las negociaciones bancarias y acreedoras.
La financiación debe ser una herramienta dentro de la estrategia financiera, no únicamente una solución de emergencia.
Errores habituales en la gestión de tesorería
Tan importante como conocer las buenas prácticas es identificar aquellas decisiones que pueden llevar a una PYME a tener problemas.
Mirar únicamente el saldo de la cuenta bancaria
Que hoy exista dinero disponible no significa que la empresa tenga una buena situación de tesorería.
Hay que considerar los compromisos que llegarán próximamente.
Confundir vender más con tener más liquidez
El crecimiento también consume recursos.
Más ventas pueden implicar más compras, más personal, más stock o mayores necesidades operativas antes de cobrar a los clientes.
Por eso, paradójicamente, una empresa puede tener problemas de tesorería precisamente cuando está creciendo.
No prever impuestos y pagos periódicos
Determinados pagos son perfectamente previsibles.
No incorporarlos a la planificación puede generar tensiones que podrían haberse evitado.
Depender demasiado de uno o pocos clientes
Si una parte importante de los cobros depende de un único cliente, cualquier retraso puede afectar seriamente a la liquidez.
Financiar problemas estructurales con más deuda
La financiación puede solucionar un desfase temporal.
Pero si el problema procede de márgenes insuficientes, costes descontrolados, falta de rentabilidad o una mala gestión, incorporar deuda sin corregir la causa puede simplemente aplazar el problema.
¿Qué indicadores ayudan a controlar la tesorería?
Una PYME no necesita decenas de informes para gestionar mejor.
Necesita información útil para tomar decisiones.
Entre otros aspectos, conviene controlar:
- saldo y previsión de tesorería,
- cobros pendientes,
- pagos comprometidos,
- periodo medio de cobro,
- periodo medio de pago,
- evolución del endeudamiento,
- y necesidades previstas de financiación.
Lo importante no es acumular datos.
Es conseguir que la dirección pueda responder con claridad a una pregunta:
¿Qué situación financiera esperamos tener durante los próximos meses?
Mejorar la tesorería requiere mirar toda la empresa
Este es uno de los puntos más importantes.
Un problema de tesorería puede tener su origen fuera del departamento financiero.
Puede proceder de:
- una mala política comercial,
- precios insuficientes,
- exceso de stock,
- compras mal planificadas,
- crecimiento demasiado rápido,
- inversiones,
- baja rentabilidad,
- o procesos internos ineficientes.
Por eso, analizar únicamente las cuentas bancarias puede llevar a tratar el síntoma sin solucionar la causa.
La gestión de tesorería debe formar parte de una visión más amplia del negocio.
¿Cuándo debería preocuparte la tesorería de tu empresa?
No es necesario esperar a dejar de poder pagar.
Hay señales que deberían llevar a revisar la situación:
- cada mes resulta más difícil afrontar los pagos,
- existe dependencia constante de pólizas o financiación,
- los clientes pagan cada vez más tarde,
- la empresa crece pero tiene menos dinero disponible,
- no existe una previsión de cobros y pagos,
- o la dirección desconoce cuánto efectivo necesitará durante los próximos meses.
Detectar estas señales con tiempo permite actuar antes de que una tensión puntual se convierta en un problema estructural.
La tesorería no se gestiona cuando falta dinero
Esta es probablemente la idea más importante de todo el artículo.
Una buena gestión de tesorería empieza cuando todavía no existe el problema.
Prever, controlar y analizar permite tomar decisiones con mayor tranquilidad y evitar que la dirección tenga que actuar constantemente desde la urgencia.
En ATC Consultores trabajamos el control de gestión, la rentabilidad y la tesorería dentro del análisis global de la empresa, buscando no solo solucionar tensiones puntuales, sino entender qué las está provocando y qué medidas pueden ayudar a mejorar la situación a largo plazo.
¿Tu empresa factura, pero la tesorería siempre va justa?
Si tienes la sensación de que el dinero entra y sale sin conseguir alcanzar una situación estable, quizá el problema no sea cuánto factura tu empresa, sino cómo está gestionando sus recursos.
Analizar la tesorería, anticipar necesidades y detectar dónde se producen los desequilibrios puede cambiar considerablemente la capacidad de decisión de una PYME.
En ATC Consultores podemos ayudarte a analizar la situación financiera de tu negocio y establecer herramientas de control adaptadas a su realidad.
Porque saber cuánto dinero tienes hoy es importante. Saber qué necesitarás mañana lo es todavía más.